programa Horizonte - Mi espacio de trabajo en telefonica Colombia - Jefatura de proyectos de control de gestión

Hola amigos de Horizonte, a continuación les presento mi sitio de trabajo


En las fotos observan mi cubiculo de trabajo, mi equipo de trabajo  y  las oficinas de Telefonica en colombia.

Tambien les quiero contar que tengo el privilegio de trabajar como jefe de la oficina de proyectos  y aplicar todo lo que vimos en la semana presencial de horizonte y en el modulo virtual de  gerncia de proyectos de horizonte. les presento mi equipo de trabajo

como respuesta al punto B del ejercicio final del modulo 1 quiero compartir con ustedes los siguientes puntos:

Como todos sabemos  la gerencia de proyectos nos permite conseguir que los objetivos estrategicos de una compañia se conviertan en realidad   y para ello se puede implemetar una PMO que sea la encargada de gestionar el portafolio de programas y proyectos de una compañia.

FUNDAMENTOS DE UNA PMO 

Actúa como un órgano de gobierno sobre los programas y/o proyectos ESTRATEGICOS de la compañía, busca:

1.    Alinear proyectos con objetivos del negocio a objeto de minimizar Riesgos.

2.    Proporcionar apoyo técnico de proyectos a encargados de proyectos Apoyar la elaboración del plan de proyectos y su interacción con otros planes.

3.     Evaluar viabilidad económica (ROI, NPV, TIR), técnica, operativa y alineación con los objetivos del negocio

4.     Coaching a los directores y jefes de proyectos en las diferentes etapas del ciclo de vida de los proyectos.

5.     Formar y/o contribuir con el conocimiento de los responsables de proyectos.

6.     Documentar los procesos, metodologías y métricas de gestión de proyectos.

7.     Coordinar proyectos a su cargo.

8.     Generar y/o propiciar la generación de indicadores de costo, riesgo, tiempo y calidad del proyecto

9.     Generar reportes y dashboards a los diferentes roles y niveles de autoridad definidos en la organización.

10.  Define y establece estándares

11.  Revisa los requerimientos de proyectos y apoya en la selección de los mismos.

12.  Realiza el plan de los proyectos, de principio hasta el cierre.

13.  Gestiona el rendimiento de la oficina a través del análisis y reporte de métricas.

14. Identificación y desarrollo de la metodología de dirección de proyectos, de las mejores prácticas y de las normas.

15. Oficina de información y administración de políticas, procedimientos y plantillas de proyectos, y de otra documentación compartida.

16. Dirección de configuración centralizada para todos los proyectos administrados por la PMO.

17. Repositorio y gestión centralizados para riesgos compartidos y únicos para todos los proyectos.

18. Oficina central para la operación y gestión de herramientas del proyecto, como el software para la dirección de proyectos en toda la empresa.

19. Coordinación central de la gestión de las comunicaciones entre proyectos
Una plataforma guía para directores del proyecto.

20. Supervisión central de todos los cronogramas y presupuestos de proyectos de la PMO, normalmente en el ámbito empresarial.

21. Coordinación de los estándares generales de calidad del proyecto entre el director del proyecto y cualquier organización de evaluación de calidad de personal o de estándares interna o externa.

OBJETIVOS

Entre los más relevantes objetivos de una PMO están:

1.    Alinear las diferentes áreas de las compañía respecto a la gerencia de los proyectos

2.     Reducir gastos innecesarios en los proyectos

3.     Completar proyectos en el tiempo planificado

4.     Estandarizar procesos, metodologías, mejores prácticas y nomenclatura en la dirección de proyectos.

5.    Asegurar el cumplimiento de los proyectos

6.    Apoyar en la solución de problemas que pueden afectar los programas y/o proyectos en curso en una compañía.

7.    Consolidar y presentar a la alta dirección el reporte de desempeño de los programas y/o proyectos en curso en una compañía.

ENTREGABLES

Dependiendo el tipo de oficina de proyecto sus entregables pueden ser:

1.    Elaboración del Project chárter apoyados por el sponsor de los proyectos

2.    Políticas, procesos y procedimientos para la elaboración y consolidación del Project Management Plan.

3.    Políticas, procesos y procedimientos para la elaboración y consolidación de los planes de cada área de conocimiento (alcance, tiempo, costo, entre otros)

4.    Elaboración y consolidación de los reportes de desempeño del proyecto.

BENEFICIOS

Entre sus principales ventajas podemos listar :

1.    Instancia dedicada a monitorear el comportamiento de los proyectos, minimizando así riesgos de fracaso
 

2.    creación y estandarización de políticas, procesos, procedimientos y métricas para todos los proyectos

3.     Ente centralizado para apoyo a los directores y jefes de proyectos

4.    Área estratégico- táctica que permite identificar alternativas rápidas para solución de problemas asociados a proyectos.

5.    Permite alinear múltiples áreas de la organización en torno a metodología para gerencia de proyectos.

6.    Ente centralizador de mejores practicas en gerencia de proyectos y lecciones aprendidas al interior de la organización.

7.    Una PMO ofrece un conjunto de alternativas válidas para aquellas organizaciones que la implementan. Letavec  (2007) define el triángulo de valor de una PMO (PMOVT) el cual no es más que los tres (3) elementos que más aportan valor  a la organización que implante la PMO. Ellos son:

8.    Estándar: Es un conjunto de políticas y procedimientos para gobernar los procesos de los proyectos de una organización. Se estandarizan plantillas, informes, métricas, etc.
Conocimiento: Ejecutar actividades asociados con la adquisición y diseminación de conocimiento para beneficiar a los Project Managers (Training, Bases de Datos de conocimiento, etc.).
Consultoria: Asistir y/o gestionar las prácticas de los Project Managers.

TIPOS DE PMO

Existen varios conceptos de una oficina de proyectos (PMO) una de ella la define como una unidad organizacional, física o virtual, especialmente diseñada para dirigir y controlar el desarrollo de un grupo de proyectos informáticos de manera simultanea, todo con el objetivo de minimizar riesgos (tiempo, demora, inversiones, etc.).  El  PMBOK® la define como “una unidad de la organización para centralizar y coordinar la dirección de proyectos a su cargo” . Es una entidad que sirve de enlace entre IT (incluyendo a los directores y jefes de proyectos) y las unidades usuarias de la organización. Por su parte un Programa es un grupo de proyectos relacionados orientados a cubrir necesidades específicas del negocio. Generalmente la PMO supervisa la dirección de proyectos, programas o ambos.
Tipos de PMO
Casey y Peck  (2001) plantean tres modelos fundamentales de PMO. Ellos son:
1) Weather Station (Estación meteorológica), una especie de PMO cuya misión esencial es emitir informes y métricas relacionada con los proyectos y el programa de la PMO
2) Control Tower (Torre de control), ejerce un poco más de control sobre los proyectos, apoyando en las diferentes etapas del ciclo de vida de éstos. Incluso estandariza políticas y procedimientos para gobernar planificación, ejecución y gerencia de proyectos. Igualmente sugiere la creación de un comité para seleccionar y definir estándares sobre los proyectos.
3) Resource Pool, corresponde con un inventario de recursos disponibles a los jefes y gerentes de proyectos en su desarrollo y ciclo de vida.

Bueno queridos amigos. espero que este material sea de su agrado quedo atento a sus comentarios